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成功举办大型会议活动的关键!

发布时间:2018-8-10 14:56:03

  任何大型会议活动策划方案均可分为五个主要步骤:会议前的准备,会议开始,会议进行,会议总结和跟踪执行。

  俗话说,会议管理是核心,活动管理是目标。因此,为了成功地举办一个大型的会议活动,前期的会议策划是关键。所谓的会议策划,这是一个资源整合和配置的过程,是基于风险控制会议,使会议的效果达到最佳的效果。如果想要会议进展顺利,就要将风险控制做得早。大凡一场公关会议活动最可能出现的失误,在不同的会议阶段有不同的表现。

成功举办大型会议活动的关键!

成功举办大型会议活动的关键!

  1、会前准备

  会议的主题及时间表和任务分配不明确,不具有针对性,而且参与者都没有做好准备。

  2、会议开始

  会议程序过于复杂和冗长,主持人的能力是有限的,主体的变化是任意的,并且参与者水平参差不齐。

 3、会议进行

  在会议上讨论是枯燥和乏味,甚至超出了主题的范围。会议过程拖沓,常常表现为议而不决。

 4、会议总结

  会议的效果不明显,工作安排没有针对性,没有明确的会议纪要。

 5、跟踪执行

  通常是那边结束了,没有及时有效的后续工作跟进及信息反馈。

  会议本身是一个非常重要的管理工具和手段。通过会议策划,可以很好地对会议中的各个细节严格把关。就像项目管理,它需要不断的监测、不断调整、不断跟进、确保项目及时和出色的方式完成。例如,会议准备的计划包括会议目标的建立,参与者的选择、会议时间的选择、会议地点的选择、会议议程的制定、会议通知的分布等等。不仅如此,会场的布置重点检查,预订会议场地的关键因素,注意事项签订书面合同时的技巧,树立一个良好的会议氛围,会议管理人员分组中的注意事项分组的参与者,和会议文件的制作。会议纪念品、奖品的准备、会议的阵容的准备,在会议召开前的24h的验收,12小时检查工作规则在会议之前,对会议准备的名字都是非常重要的。

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